Manual de uso

Cómo usar GestionEC paso a paso, módulo por módulo. Escrito para dueños de negocio, sin jerga técnica.

Introducción

GestionEC es el sistema para facturar electrónicamente ante el SRI y llevar el control de tu negocio en un solo lugar: ventas, cobros, gastos, inventario, personal y reportes. Está pensado para que lo use el dueño del negocio, no solo el contador.

Todo se maneja desde el menú lateral izquierdo, donde cada opción es un módulo (Facturación, Proformas, Clientes, Productos, Inventario, Cobros, Gastos, Personal, Retenciones, Reportes y Configuración). Según tu plan y tu rol, verás unas u otras.

Dashboard de GestionEC: menú lateral de módulos y los indicadores del mes — El panel principal (Dashboard), con el menú de módulos a la izquierda y el resumen del mes.

Dos tipos de usuario. El administrador ve todo, incluida la Configuración. Un operador ve solo los módulos que le asignes (por ejemplo, facturar y cobrar), pero no la Configuración.

Primeros pasos (configuración inicial)

Antes de emitir tu primer comprobante, deja lista tu empresa. Se hace una sola vez:

Inicia sesión con el usuario y la contraseña que te entregamos. La primera vez te pedirá cambiar la contraseña.
Entra a Configuración → Datos del emisor y revisa tu RUC, razón social, nombre comercial y dirección.
Sube tu certificado de firma electrónica (archivo .p12) con su clave, en Configuración → Certificado. Es lo que firma cada comprobante ante el SRI.
Ajusta la numeración (si vienes de otro sistema, pon el número de tu última factura para que continúe) y tus tarifas de IVA.
Carga tus clientes y productos (también puedes crearlos sobre la marcha al facturar).

El asistente de configuración inicial: datos del emisor, logo y la firma electrónica (.p12).

Prueba antes de ir en serio. Empieza en ambiente de PRUEBAS (Configuración → Ambiente): los comprobantes de prueba no tienen validez tributaria y sirven para practicar. Cuando todo esté listo, cambia a PRODUCCIÓN —y ahí sí ajusta la numeración a tu última factura real.

Facturación electrónica

Para emitir una factura entra a Facturación → Nueva, elige el cliente, agrega los productos (líneas), indica la forma de pago y pulsa Emitir. El sistema se encarga del resto: genera la clave de acceso, firma con tu certificado y la envía al SRI para su autorización.

Pantalla Nueva factura: cliente, detalle de productos, forma de pago y resumen — Nueva factura: eliges el cliente, agregas los productos y la forma de pago, y pulsas Emitir.

Qué pasa después de emitir

La factura pasa por los estados Generada → Firmada → Autorizada. Cuando queda Autorizada, ya es válida ante el SRI.
Al autorizarse, se envía sola por correo al cliente (si tiene email), con el PDF (RIDE) y el XML.
Descargas el RIDE en A4 con el botón PDF. Si configuraste una impresora térmica, aparece además un botón “Térmica” para imprimir el ticket.

Lista de facturas con su estado Autorizada y los botones Ver, XML, RIDE, Email, Nota de crédito y Anular — La lista de facturas: cada una con su estado y los botones para descargar el RIDE, el XML, reenviar por correo o emitir una nota de crédito.

Corregir o anular

Si te equivocaste o el cliente devuelve, emites una nota de crédito desde la propia factura (reversa el valor ante el SRI). Ten en cuenta que las facturas a consumidor final no se anulan ni admiten nota de crédito, así que conviene identificar al cliente con su cédula o RUC siempre que se pueda.

El botón “Reenviar por email” sirve para volver a mandarle el comprobante al cliente cuando lo necesites; al autorizarse ya se envió una vez de forma automática.

Proformas (cotizaciones)

Una proforma es una cotización: la usas para pasarle un presupuesto al cliente antes de facturar. Entra a Proformas → Nueva y arma el documento.

Ponle un título para reconocerla después (ej. “Rótulo local Amazonas”).
Elige el cliente (o créalo al momento con “+ Nuevo”).
Agrega las líneas de productos. Puedes usar grupos para que varios productos salgan juntos bajo un subtítulo con su subtotal en el PDF.
Si quieres, aplica un descuento general y escribe la forma de pago y observaciones.
Pulsa Crear. Se guarda con su número y queda como Pendiente.

Modal de Nueva proforma: título, cliente, válida hasta y agregar productos — Nueva proforma: ponle un título, elige el cliente y agrega los productos.

No pierdes tu trabajo. Mientras armas una proforma larga, el sistema la va autoguardando en el navegador: si se cierra la sesión, al volver te ofrece continuarla.

Qué puedes hacer con una proforma

Descargar el PDF y enviárselo al cliente (al descargarlo, pasa a “Enviada”).
Convertirla en factura con un clic, sin volver a escribir nada.
Registrarla como ingreso sin factura (nota de venta) si el cliente no quiere comprobante fiscal.
Duplicarla para crear otra parecida, o anularla con un motivo (queda registrada y es reversible).

Lista de proformas con su título, cliente, estado y los botones PDF, Duplicar, Facturar, Ingreso s/f y Anular — La lista de proformas: cada una con su título y cliente, y los botones para descargar el PDF, duplicarla, convertirla en factura o anularla.

Ingresos sin factura (ventas informales)

No todas las ventas llevan comprobante fiscal: ferias, mostrador, un cliente que no pide factura. Para que tu control financiero sea completo y real, esas ventas se registran en Ingresos, y entran en tus reportes de utilidad junto con las facturadas. Así el número que ves es el de tu negocio entero, no a medias.

Un ingreso sin factura es una nota de venta (sin IVA): registras el cliente y los productos, y si te pagan a plazo también aparece en Cobros hasta que se salde. Puedes descargar un recibo en PDF para entregar.

Pantalla de Ingresos sin factura con ventas de ejemplo — Ingresos sin factura: registras las ventas que no llevan comprobante fiscal.

Clientes, productos y proveedores

Son tus catálogos: la base con la que armas facturas, proformas y gastos.

Clientes

Cada cliente lleva su tipo de identificación (RUC, cédula o consumidor final), nombre o razón social y, opcionalmente, correo y teléfono (para enviarle los comprobantes). No hace falta cargarlos todos de golpe: puedes crear un cliente al momento mientras haces una factura o proforma.

Formulario de nuevo cliente: tipo de identificación, identificación, razón social, dirección, email y teléfono — El formulario para agregar un cliente: eliges el tipo de identificación y completas sus datos.

Productos y servicios

Cada producto tiene un código, descripción, precio y tarifa de IVA. El tipo de medida define cómo se cobra: por unidad, por metro cuadrado (ancho × alto), por metro lineal, por hora o un monto fijo (servicio). Si es un producto físico, puedes activarle control de stock.

Lista de Productos con código, descripción, tipo de medida, precio e IVA — La lista de Productos: cada uno con su medida (unidad, servicio, área…), su precio y su tarifa de IVA.

Proveedores

A quién le compras. Se usan en Gastos y en los comprobantes de retención.

Clientes, productos y proveedores se pueden importar y exportar en CSV (Excel), útil si vienes de otro sistema o quieres cargar muchos de una vez.

Inventario

Si vendes productos físicos, el módulo Inventario te dice cuánto tienes, cuánto vale y cuándo reponer. Solo aplica a los productos que marcaste con control de stock.

El stock baja solo cuando autorizas una factura, y vuelve si la anulas o emites una nota de crédito.
Registras stock inicial, entradas (compras) y ajustes de conteo.
Con el stock mínimo, el sistema te avisa cuándo un producto está por agotarse.
El kardex guarda el historial de cada movimiento, y la valorización te dice cuánto dinero tienes parado en bodega.

Inventario: lista de productos con stock y el kardex de movimientos — Inventario: el stock de cada producto y su kardex (historial de entradas y salidas).

Gastos y cuentas por pagar

En Gastos registras en qué se va el dinero: compras, servicios, comisiones bancarias. Cada gasto lleva su categoría, un proveedor opcional y el subtotal + IVA. Todo esto se resta en el reporte de utilidad, para que sepas cuánto ganas de verdad.

Gastos fijos: los que se repiten cada mes (arriendo, luz, internet). Los defines una vez y no se te olvidan.
Cuentas por pagar: los gastos que aún no pagas quedan pendientes, con su fecha de vencimiento, para saber qué le debes a cada proveedor.

Pantalla de Gastos con un gasto pagado y uno por pagar — Gastos: en qué se va el dinero, con lo ya pagado y lo que queda por pagar.

Cobros (cuentas por cobrar)

Facturar no es cobrar. En Cobros ves el dinero que ya vendiste pero todavía no te pagan: cada factura o ingreso con su total, lo abonado y el saldo pendiente.

Cuando te pagan (total o en partes), registras el abono y el saldo se actualiza solo.
Cuando el saldo llega a cero, la cuenta se marca cobrada.
La antigüedad te dice desde cuándo te deben, para saber a quién cobrar primero.

Cobros: cuentas por cobrar con su saldo y los abonos — Cobros: lo que ya vendiste pero aún no te pagan, con su saldo pendiente.

Personal y nómina

En Personal registras a tus empleados con su sueldo base y/o % de comisión, y una meta de ventas mensual (opcional). A los que venden se les asigna en cada factura, así el sistema lleva sus ventas, sus comisiones y su avance de meta por persona.

En Nómina, cada mes el sistema calcula lo que le toca a cada uno —sueldo base + comisión (sobre sus ventas autorizadas sin IVA) + bonos − descuentos— y registras el pago, que puede ser en abonos. Ese pago cuenta como salida de dinero en tu utilidad.

Para que un empleado inicie sesión con su propio usuario y vea solo lo que le permitas, créale una cuenta en Configuración → Usuarios y vincúlala a su ficha de Personal.

Personal: empleados con sueldo base, comisión y la columna Meta del mes — Personal: sueldo base, % de comisión y el avance de la meta del mes por vendedor.

Nómina: cálculo y pago mensual por empleado — Nómina: el cálculo del mes (sueldo + comisión) y el registro del pago.

Retenciones

Si eres agente de retención, puedes emitir comprobantes de retención electrónicos a tus proveedores. Primero actívalo en Configuración → Comprobantes de retención; ahí también cargas tus códigos de retención con sus porcentajes.

En Retenciones → Nueva, eliges el proveedor y el período fiscal.
Ingresas los datos de la factura del proveedor sobre la que retienes.
Agregas las líneas (código y porcentaje); el sistema calcula el valor retenido.
Se firma, se envía al SRI y le llega al proveedor por correo, con el RIDE y el XML.

Actívalo solo si tu categoría en el SRI lo requiere. Si no eres agente de retención, deja la opción apagada y la sección no aparece en el menú.

Retenciones: lista de comprobantes de retención emitidos a proveedores — Retenciones: los comprobantes de retención que emites a tus proveedores.

Configuración

Es el centro de control de tu empresa; solo la ve el administrador. Desde aquí manejas:

Datos del emisor: razón social, nombre comercial, dirección, ambiente (pruebas/producción), meta de ventas, color y pie de tus proformas, impresora térmica y el interruptor de retenciones.
Certificado de firma electrónica (.p12).
Numeración de facturas, notas de crédito y retenciones.
Tarifas de IVA y códigos de retención.
Usuarios: crea cuentas de acceso para tu equipo y decide qué módulos ve cada uno.

Configuración: tarjeta Datos del emisor con RUC, razón social, nombre comercial, ambiente y meta de ventas — Configuración → Datos del emisor: RUC, razón social, nombre comercial, ambiente y la meta de ventas.

Reportes

Los Reportes convierten tu operación en decisiones. Los principales:

Utilidad: ventas (sin IVA) − notas de crédito + ingresos sin factura − gastos − nómina. El número que dice si el mes fue bueno.
Ventas: por día, mes, cliente o vendedor.
Comisiones por vendedor.
Cuentas por cobrar y por pagar.

Cualquier reporte se puede exportar a Excel para trabajarlo aparte.

Un reporte de GestionEC, por ejemplo utilidad o ventas por vendedor — Un reporte: por ejemplo, la utilidad del período o las ventas por vendedor.

¿Te quedó una duda que este manual no resuelve? Escríbenos y te ayudamos — encuentras el contacto al pie de la página.